Hinweisgeberschutzgesetz

Richtlinie zum Meldeverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Präambel

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten, dass der Umsetzung der sog. Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in deutsches Recht dient. Mit dem Gesetz sollen Hinweisgebende geschützt werden, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen.

Ein transparentes Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Instrument der guten Unternehmensführung. Ein solches hilft, Rechts- und Regelverstöße aufzudecken, zu untersuchen und zu beenden. Denn Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien können dem Unternehmen, seinen Beschäftigten und der Allgemeinheit schweren Schaden zufügen.

Die Argentum Holding GmbH sowie sämtliche Unternehmen der Argentum-Gruppe betreiben daher ein unternehmensweites, transparentes und öffentlich zugängliches, einheitliches Meldeverfahren. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitenden oder Dritten werden gleichbehandelt – soweit dies rechtlich erlaubt ist.

Die Argentum-Gruppe bietet einen Meldewege, der für Beschwerden oder Meldungen genutzt werden kann.

Es können 24 Stunden täglich an sieben Tagen in der Woche Beschwerden oder Meldungen schriftlich abgegeben werden. Die Abgabe ist anonym möglich.

Weiterhin stehen alle anderen Mitarbeiter, wie z.B. Führungskräfte, Personalleiter, etc. als Ansprechpartner zur Verfügung. Hinweise können über folgende Kontaktdaten erfolgen:

Für Mitarbeiter der Argentum-Gruppe:
https://Argentum.curacon-whistle.de

Für Mitarbeiter der Argentum Pflegewohnenstift GmbH
https://Argentum-Pflegewohnstift.curacon-whistle.de

1. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt neben der Argentum Pflege Holding GmbH für sämtliche Unternehmen der Argentum Gruppe.

Diese Richtlinie dient allen Beschäftigten der Argentum Pflege Holding GmbH, und sämtlichen Beschäftigten der Unternehmen, die der Argentum Gruppe angehören.

2. Ziele

Schutz der Whistleblower in der Argentum Gruppe vor Repressalien und Schaffung einer ungehinderten und einheitlichen Meldestelle von Missständen in der Gruppe. Schutz der Hinweisgeber, dass ihnen durch eine abgegebene Meldung keine Nachteile entstehen.

3. Meldeberechtigung

Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeitende als auch Personen und Organisationen außerhalb der Argentum Gruppe können Beschwerden und Hinweise abgeben.

4. Zuständigkeiten der Meldestelle

Jeder Verdacht der auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften – auch zu Menschenrechten und Umweltrisiken oder – pflichten, kann gemeldet werden.

Der Verdacht kann sich entweder:

gegen Mitarbeiter,

gegen die Geschäftstätigkeit der Argentum Gruppe oder

gegen einen Lieferanten/Geschäftspartner,

richten.

Meldungen sind nur abzugeben, wenn Überzeugung von der Richtigkeit besteht.

5. Meldewege

Die Argentum Gruppe bietet verschiedene Meldewege, die für Beschwerden oder Meldungen genutzt werden können.

Es können 24 Stunden täglich an sieben Tagen in der Woche Beschwerden oder Meldungen schriftlich oder telefonisch abgegeben werden. Die Abgabe ist anonym möglich.

Weiterhin stehen alle anderen Mitarbeiter, wie z.B. Führungskräfte, Personalleiter, etc. als Ansprechpartner zur Verfügung. Hinweise können über folgende Kontaktdaten erfolgen:

Mail: info@argentum-pflege.de
Telefon: +49 6172/6827-0

6. Meldestelle

Die zentrale interne Meldestelle der Argentum Gruppe bearbeitet alle Meldungen und Beschwerden.

Die Meldestelle berichtet direkt der Konzernleitung. Die Mitarbeitenden der Meldestelle sind unparteiisch, speziell qualifiziert und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht.

Die Meldestelle wird sich mit dem Hinweisgeber in Verbindung setzen, um mögliche offene Fragen zu klären. Die Beschwerde soll dabei erörtert werden, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

7. Vertraulichkeit

Sämtliche Beschwerden und Meldungen werden vertraulich behandelt und können auch anonym abgegeben werden. Für die Argentum Gruppe ist es wichtig, dass die Meldung absolut vertraulich behandelt wird und die Meldedaten nur weitergegeben werden, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Die Vertraulichkeit gilt auch für unsere Führungskräfte.

8. Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung ergeht spätestens nach 7 Tagen an den Hinweisgeber. Die Meldestelle prüft sämtliche eingehende Beschwerden oder Meldungen auf den Informationsgehalt und ob eine Sachaufklärung durchzuführen ist. Soweit weitere Informationen notwendig sind, wird sie versuchen mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten.

9. Bearbeitung der Meldung

Sobald die Meldung oder Beschwerde geprüft wurde, kann die Meldestelle den Vorgang an eine andere zuständige Fachabteilung oder eine zuständige Behörde und zur Bearbeitung und Sachaufklärung weiterleiten.

Die Meldestelle kann die Beschwerde oder Meldung aber auch selbständig bearbeiten.

Sofern eine interne Untersuchung erforderlich ist, wird hierfür ein Mandat ausgestellt. Während der Untersuchung sichtet die Meldestelle alle relevanten Unterlangen, spricht mit Beteiligten und analysiert ggf. elektronische Daten.

Am Ende der Sachverhaltsaufklärung wird ein schriftlicher Bericht gefasst.

Im Ergebnis der Sachaufklärungen können Empfehlungen oder Vorschläge zu anderen Abhilfemaßnahmen an die betroffene Organisationseinheit gemacht werden. Hierzu können insbesondere auch Disziplinarmaßnahmen zählen.

Eine Information über ergriffene Maßnahmen erfolgt – sofern möglich und rechtlich erlaubt – innerhalb von drei Monaten unabhängig vom Abschluss der Sachaufklärung.

10. Gegenstand der Meldung

Meldungen können bei einem konkreten Verdacht auf einen Verstoß mit hohem Risiko für die Argentum Gruppe abgegeben werden. Dazu zählen u.a.:

Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte

Diebstahls-, Untreue- und Bereicherungsdelikte von erheblichem Umfang oder Wert (über 100.000 Euro)

schwere Verletzungen der körperlichen und psychischen Unversehrtheit

Fälle von sexueller Belästigung, Diskriminierung, Rassismus

strafrechtlich relevante Verletzungen des Datenschutzes

Rechnungslegungs- und Buchführungsverstöße mit erheblicher Auswirkung, die extern erkennbar sind

schwere Verstöße im Zusammenhang mit technischen Spezifikationen und/ oder technischer Sicherheit

Verletzung von Menschenrechten (z. B. die Verletzung der Prinzipien des UN Global Compact)

Verletzungen im Zusammenhang mit Umweltvorschriften und/oder Nichteinhaltung von produktbezogenen Umweltvorschriften

schwere Verletzungen der Integrität des Hinweisgebersystems, z. B. schwerer Verstoß gegen die Anonymität der Hinweisgeber, schwerer Verstoß gegen die Meldepflicht

andere hohe Risiken, z. B. Regelverstöße mit hohem Schaden (über 100.000 Euro) für das Unternehmen

Regelverstöße, die wahrscheinlich dem Ruf des Unternehmens schwerwiegend schaden können

schwere Verstöße gegen konzernintern geltende Vereinbarungen zulasten der Beschäftigten.

11. Schutz des Hinweisgebers

Die Argentum Pflege Holding GmbH toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen.

Personen, die im gutem Glauben Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden nicht bestraft. Sofern ein Hinweisgeber glaubt, dass er Opfer von Vergeltungsmaßnahmen geworden ist, berechtigt dies wiederum zur Abgabe einer Meldung über die Meldestelle.